Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Zugriffsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse beziehungsweise anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser und Betriebssystem gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung von Schreibnix. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren Betrieb des Angebots. STRATO verarbeitet Daten im Rahmen der Bereitstellung der Hosting- und Datenbankleistungen. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von STRATO.

3. Benutzerkonto

Bei der Registrierung werden Name, E-Mail-Adresse und ein kryptografischer Hash des Passworts gespeichert. Diese Daten werden für Anmeldung, Kontoverwaltung und die Zuordnung der persönlichen Berichte und Word-Vorlage benötigt. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht oder sie zur Abwicklung noch benötigt werden. Eine Löschung des Kontos und der damit verbundenen Daten kann über die oben genannte E-Mail-Adresse verlangt werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Sitzungs-Cookie

Nach Registrierung oder Anmeldung verwendet Schreibnix einen technisch notwendigen Sitzungs-Cookie. Er hält die Anmeldung aufrecht und schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen. Der Cookie enthält keine Tätigkeitsberichte und wird grundsätzlich beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.

5. Audioaufnahme und Transkription mit ElevenLabs

Eine Audioaufnahme beginnt ausschließlich nach Betätigung des Aufnahmebuttons und nach Freigabe des Mikrofons im Browser. Die Aufnahme wird zur Umwandlung in Text verschlüsselt an ElevenLabs übermittelt. Eingesetzt wird der Dienst der ElevenLabs-Gruppe. Übertragen werden die Audiodatei und technisch erforderliche Anfragedaten. Schreibnix speichert die Audiodatei nicht dauerhaft auf dem eigenen Server; gespeichert wird erst der von dir kontrollierte und ausdrücklich gespeicherte Berichtstext.

Die Verarbeitung ist zur Bereitstellung der ausdrücklich angeforderten Transkriptionsfunktion erforderlich und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. ElevenLabs kann Daten abhängig von Tarif, Kontoeinstellungen und Sicherheitsanforderungen für eigene technisch notwendige Zeiträume vorhalten. Weitere Informationen befinden sich im Data Processing Addendum von ElevenLabs. Bitte sprich keine nicht erforderlichen personenbezogenen oder vertraulichen Angaben über Dritte ein.

6. Berichte und Berichtsdatum

Wenn du einen Bericht speicherst, werden der Berichtstext, das gewählte Berichtsdatum, Erstellungs- und Änderungszeitpunkte sowie die Zuordnung zu deinem Benutzerkonto in der MySQL-Datenbank gespeichert. Die Daten dienen der Verwaltung, Anzeige, Bearbeitung und dem Export deines Berichtshefts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Berichte bleiben gespeichert, bis du ihre Löschung verlangst oder das Benutzerkonto gelöscht wird, soweit keine gesetzlichen Pflichten eine weitere Aufbewahrung verlangen.

7. KI-Aufbereitung mit OpenAI

Die KI-Aufbereitung erfolgt nur, wenn du auf der Wochenseite ausdrücklich „KI-Fassung erstellen“ auswählst. Dabei werden die Rohberichte der ausgewählten Kalenderwoche und dein in den Einstellungen gespeicherter Prompt an die OpenAI API übermittelt. Verantwortlicher Auftragsverarbeiter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich OpenAI Ireland Ltd. Das KI-Ergebnis, der verwendete Prompt, das Modell und technische Angaben zur Aktualität werden anschließend in der Schreibnix-Datenbank gespeichert. Die Rohberichte werden nicht überschrieben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die API-Anfrage wird mit deaktivierter Speicherung als abrufbares API-Objekt gesendet. OpenAI kann Eingaben und Ausgaben dennoch grundsätzlich für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung vorhalten, sofern für das verwendete API-Projekt keine besondere Zero-Data-Retention-Vereinbarung gilt. API-Daten werden nach Angaben von OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern nicht ausdrücklich in eine Datenfreigabe eingewilligt wurde. Weitere Informationen bietet OpenAI unter Datenschutz für API- und Unternehmensdaten sowie im Data Processing Addendum.

Im Rahmen der Leistungserbringung können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. OpenAI beschreibt hierfür geeignete Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln. Bitte übermittle keine nicht erforderlichen personenbezogenen oder vertraulichen Informationen über Dritte.

8. Persönliche Word-Vorlagen und Export

Hochgeladene DOCX-Vorlagen werden einem Benutzerkonto zugeordnet in einem nicht öffentlich erreichbaren Serverbereich gespeichert. Beim Export wird eine temporäre Kopie erzeugt, mit Name, Wochenzeitraum und der gewählten Berichtsfassung befüllt und anschließend als Download bereitgestellt. Die Vorlage bleibt gespeichert, bis sie ersetzt, in den Einstellungen gelöscht oder das Konto gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten sind nur die zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion erforderlichen Dienstleister: STRATO für Hosting und Datenbank, ElevenLabs für die angeforderte Sprachtranskription und OpenAI für die ausdrücklich angeforderte KI-Aufbereitung. Eine anderweitige Weitergabe erfolgt nur, wenn sie gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist.

11. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an daniel@danielmechenbier.de.

12. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Rheinland-Pfalz ist dies insbesondere:

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die KI-Fassung ist ein bearbeitbarer Textvorschlag und wird erst durch deine Auswahl exportiert.

14. Aktualisierung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern. Der aktuelle Stand ist am Anfang der Erklärung angegeben.